Site Yönetimi Nasıl Kurulur? Adım Adım Rehber

Yeni teslim edilmiş bir sitede ya da yıllardır müteahhidin atadığı yönetimle idare edilen bir yerleşkede aynı soru sorulur: "Kendi yönetimimizi nasıl kurarız?"

Cevap, apartmandan farklıdır. Sitelerde yönetim tek katmanlı değildir; blok, parsel, ada ve toplu yapı düzeyinde ayrı kurullar vardır. Yanlış kurulan bir yönetim, aylar sonra açılan bir iptal davasıyla baştan sona geçersiz hale gelebilir.

Bu yazıda site yönetiminin hukuken nasıl kurulacağını, hangi seçimin hangi çoğunlukla yapılacağını ve kurulum sonrası tamamlanması gereken idari işleri adım adım bulacaksınız.

Önce netleştirin: siteniz hukuken "toplu yapı" mı?

Her "site" hukuken toplu yapı değildir. Kat Mülkiyeti Kanunu'nun 66. maddesine göre toplu yapı; bir veya birden çok imar parseli üzerinde, belirli bir yerleşim planına göre yapılmış, altyapı tesisleri, ortak kullanım yerleri, sosyal tesis ve hizmetleri ile bunların yönetimi bakımından birbiriyle bağlantılı birden çok yapıyı ifade eder. Parsellerin bitişik veya komşu olması gerekir.

Bunun pratik karşılığı şudur:

• Tek parsel üzerinde tek blok varsa toplu yapıdan söz edilemez. Bu yapı klasik kat mülkiyeti hükümlerine tabidir ve tek bir kat malikleri kurulu ile tek yönetici yeterlidir — bu düzendeki yöneticinin görev ve sorumlulukları için apartman yöneticisinin görevleri ve sorumlulukları yazımıza bakabilirsiniz.
• Tapuda toplu yapı yönetim planı tescilli değilse, siteniz fiilen site görünse de hukuken tek bir ana taşınmaz olarak yönetilir.

Bu ayrımı yapmadan atılan her adım hatalı olur. İlk iş, tapu müdürlüğünden yönetim planının bir örneğini almaktır.

Site yönetimini kuran organlar

Kanunun 69. maddesi katmanlı bir yapı öngörür:

Önemli bir nokta: temsilciler kurulu kendiliğinden oluşmaz. Asıl yetkili organ toplu yapı kat malikleri kuruludur; bu yetki ancak yönetim planında öngörülmüşse temsilciler kuruluna verilebilir. Temsilciler kurulu üyelerinin sayısı ve nasıl seçileceği de yönetim planında belirlenir.

Temsilciler kurulunda oylar eşit değildir: yöneticiler ve temsilciler, yönettikleri ve temsil ettikleri bağımsız bölüm sayısı kadar oy hakkına sahiptir. 120 daireli bir bloğun yöneticisi 120 oy, 30 daireli bloğun yöneticisi 30 oy kullanır.

Adım adım: site yönetimi nasıl kurulur?

Adım 1 — Yönetim planını temin edin ve okuyun

Yönetim planı, sitenin anayasasıdır ve toplu yapı kapsamındaki bütün kat maliklerini bağlar. Kanunun 70. maddesine göre toplu yapı kapsamındaki yapı ve yerlerin tamamı için tek bir yönetim planı düzenlenir.

Planda şu üç sorunun cevabını arayın: Temsilciler kuruluna yetki devredilmiş mi? Blok yöneticisi zorunlu mu? Seçim usulü ve toplantı zamanı nasıl belirlenmiş?

Adım 2 — Hangi kurulların toplanması gerektiğini belirleyin

Sitenin fiziki yapısına bakın: kaç blok var, blok niteliğinde olmayan (müstakil villa gibi) yapı var mı, kaç parsel ve ada var? Bu haritayı çıkarmadan çağrı yapmayın; yanlış kurul toplanırsa alınan kararlar yetkisizlik nedeniyle sakatlanır.

Adım 3 — Toplantı çağrısını usulüne uygun yapın

Çağrı hatası, yeter sayı hatası kadar sık iptal sebebidir. Olağanüstü toplantı için toplantı tarihinden en az on beş gün önce, bütün kat maliklerine imza karşılığı çağrı veya taahhütlü mektupla, toplantı sebebi de belirtilerek bildirim yapılmalıdır. Çağrının ayrıntıları ve en sık yapılan çağrı hataları için genel kurul toplantısı nasıl yapılır yazımıza bakabilirsiniz.

Adım 4 — Blok yöneticisi ve denetçilerini seçin

Kanunun 71. maddesine göre, yönetim planında başka türlü düzenlenmedikçe her blok kendi yöneticisini ve denetçisini seçer. Yeter sayı: o bloktaki kat maliklerinin sayı ve arsa payı bakımından çoğunluğu.

Blok niteliğinde olmayan yapıların ortak yer ve tesisleri için yönetici ve denetçi de aynı şekilde, o yapılardaki kat maliklerinin sayı ve arsa payı çoğunluğuyla seçilir.

Bu adım atlanamaz: temsilciler kurulu, blok yöneticilerinden oluştuğu için önce blok seçimleri yapılmalıdır.

Adım 5 — Temsilciler kurulunu oluşturun ve site yöneticisini atayın

Blok yöneticileri ve temsilciler bir araya gelerek toplu yapı temsilciler kurulunu oluşturur. Bu kurul, toplu yapı kapsamındaki bütün ortak yapı, yer ve tesisler için yönetici ve denetçi atar.

Yeter sayı burada farklıdır: toplu yapı yöneticisi ve denetçisi, temsilciler kuruluna katılan yönetici ve temsilcilerin yönettikleri ve temsil ettikleri bağımsız bölüm sayısının salt çoğunluğunun oyuyla atanır. Yani kişi sayısı değil, temsil edilen daire sayısı esas alınır.

Yönetici dışarıdan profesyonel bir kişi veya şirket de olabilir; kanunda temsilciler kuruluna kat maliki olmayan kişilerin seçilmesini doğrudan yasaklayan bir hüküm bulunmamakla birlikte, yönetim planı bu konuda şart getirmişse ona uyulur.

Adım 6 — Karar defterini ve işletme defterini noterde tasdik ettirin

Kat malikleri kurulu kararları, her sayfası noter mührüyle tasdikli, sayfa numaraları sırayla giden bir deftere yazılır ve toplantıda bulunanlarca imzalanır. Karara aykırı oy kullananlar, aykırılığın sebebini belirterek imzalar.

Ayrıca yönetici, gelir ve giderleri gösteren işletme defteri tutmakla yükümlüdür. Her iki defter de noter tasdikli olmalıdır. Defterlerin usulüne uygun tutulmaması, ileride açılacak alacak davalarında yönetimin elini zayıflatır.

Adım 7 — İşletme projesini hazırlayın

Kurul bir bütçe kabul etmemişse yönetici işletme projesi düzenler. Projede bir yıllık tahmini gelir ve giderler, her kat malikine düşen pay ve ödeme takvimi yer alır. Proje kat maliklerine imza karşılığı veya taahhütlü mektupla bildirilir; yedi gün içinde itiraz edilmezse kesinleşir ve icra edilebilir belge niteliği kazanır.

Bu, yeni kurulan bir yönetimin elindeki en güçlü tahsilat aracıdır — atlamayın.

Adım 8 — İdari ve mali işlemleri tamamlayın

Site yönetiminin tüzel kişiliği yoktur, ancak fiilen bir işletme gibi çalışır. Kurulum sonrası genellikle şunlar gerekir:

• Vergi dairesinden vergi kimlik numarası alınması
• Yönetim adına banka hesabı açılması ve aidatların bu hesapta toplanması
• Güvenlik, temizlik, kapıcı gibi personel istihdam ediliyorsa SGK işyeri dosyası açılması ve bordro yükümlülüklerinin yerine getirilmesi
• Asansör bakım sözleşmesi, sigorta poliçeleri ve varsa DASK takibi

Bu kalemlerin ayrıntısı sitenin büyüklüğüne ve personel yapısına göre değişir; bir mali müşavirle çalışmak neredeyse zorunludur.

Adım 9 — Devir teslimi tutanakla yapın

Önceki yönetimden (veya geçici yönetimden) para, defter, sözleşme, anahtar, demirbaş ve belge devrini tutanakla alın. Devir teslim tutanağı olmadan göreve başlayan yönetici, önceki dönemin eksiklerinden sorumlu tutulma riskiyle karşılaşır.

Yeni sitelerde geçici yönetim

Henüz tüm bloklar teslim edilmemişken kurulların oluşması mümkün olmayabilir. Kanunun 73. maddesi bunun için geçici yönetim kurumunu düzenler:

• Yönetim planında, temsilciler kurulu oluşuncaya kadar bu kurulun görevlerini üstlenmek ve kurulun oluşması için gerekli çağrı ve girişimlerde bulunmak üzere bir geçici yönetim kurulması öngörülebilir.
• Geçici yönetimin nasıl oluşacağı ve ne zamana kadar süreceği yönetim planında gösterilir.
• Geçici yönetim en geç toplu yapının bitimini izleyen bir yıl sonrasına kadar devam edebilir.
• Bu süre her hâlde, toplu yapı kapsamındaki ilk yapı ruhsatının alınmasından itibaren on yıl geçmekle sona erer.

Uygulamada geçici yönetim çoğunlukla müteahhit veya yapı sahibi tarafından oluşturulur. Malikler açısından kritik nokta şudur: geçici yönetim süresiz değildir. Yukarıdaki süreler dolmuşsa, malikler kendi kurullarını toplayarak yönetimi devralabilir.

Kurulum aşamasında yeter sayılar

Toplu yapılarda kurulun iki yılda en az bir kez toplanması yeterlidir; apartmanlardaki yıllık toplantı zorunluluğundan farklıdır. Apartman düzeyindeki olağan kurul kararları için geçerli tam yeter sayı tablosu genel kurul toplantı yeter sayısı yazımızdadır.

Ortak giderler nasıl paylaşılır?

Kanunun 72. maddesi sitelere özgü bir ayrım yapar:

• Belli bir yapıya veya yapıların yalnızca birkaçına tahsis edilmiş ortak yer ve tesislerin giderleri, o yapılardaki kat malikleri tarafından karşılanır. Örneğin yalnızca A blokta bulunan asansörün gideri A blok maliklerine aittir — asansör giderinin arsa payına göre nasıl paylaştırıldığına dair genel kurallar için asansör ücretini kimler öder yazımıza bakabilirsiniz.
• Bütün bağımsız bölümlerin ortak kullanımına tahsis edilmiş yer ve tesislerin giderleri (sosyal tesis, ana giriş güvenliği, çevre aydınlatması) bütün kat malikleri tarafından karşılanır.

Ayrıca kat malikleri, ortak yer ve tesisler üzerindeki kullanma hakkından vazgeçmek veya bunların başka bir parselde ya da kamuya ait alanda bulunduğunu ya da bunlara ihtiyaç duymadıklarını ileri sürmek suretiyle ortak gider ve avans payını ödemekten kaçınamazlar.

Bir başka önemli ayrıntı: blok kat malikleri, toplu yapı temsilcileri ve geçici yönetim kurulu kararları, İcra ve İflas Kanunu'nun 68. maddesinin birinci fıkrasında sayılan belgelerden sayılır. Yani usulüne uygun alınmış bir karar, icra takibinde doğrudan dayanak oluşturur.

Sık yapılan beş hata

1. Temsilciler kurulunu yönetim planı yetki vermeden kurmak. Yetki devri yoksa asıl organ toplu yapı kat malikleri kuruludur.

2. Blok seçimlerini atlayıp doğrudan site yöneticisi seçmeye kalkmak. Temsilciler kurulu blok yöneticilerinden oluşur; sıra bozulamaz.

3. Temsilciler kurulunda "kişi başı bir oy" saymak. Oy, temsil edilen bağımsız bölüm sayısı kadardır.

4. Geçici yönetimin süresiz olduğunu sanmak. Kanuni tavanlar dolduğunda malikler yönetimi devralabilir.

5. Defterleri noterde tasdik ettirmemek. Tasdiksiz defterdeki kayıtların ispat gücü tartışmalı hale gelir.

Sık sorulan sorular

Site yönetimi kurmak zorunlu mu? Toplu yapı kapsamındaki ortak yer ve tesislerin yönetilmesi gerekir. Sekiz ve daha fazla bağımsız bölümü olan yapılarda yönetici atanması zorunludur; sitelerde bu ihtiyaç blok ve toplu yapı düzeyinde ayrı ayrı doğar.

Site yöneticisi kat maliki olmak zorunda mı? Hayır. Dışarıdan gerçek kişi veya profesyonel yönetim şirketi de atanabilir. Yönetim planında aksine şart varsa ona uyulur.

Müteahhidin atadığı yönetimi nasıl değiştiririz? Önce yönetim planındaki geçici yönetim hükümlerine ve kanuni süre sınırlarına bakın. Süre dolmuşsa usulüne uygun çağrıyla kurulları toplayıp kendi yöneticinizi seçebilirsiniz.

Site yönetiminin tüzel kişiliği var mı? Hayır. Site yönetimi tüzel kişi değildir; ancak yönetici, kat maliklerini temsilen dava açabilir ve kendisine husumet yöneltilebilir.

Her blok ayrı yönetici seçmek zorunda mı? Kanun bunu öngörür, ancak yönetim planında farklı bir düzenleme yapılmışsa o geçerlidir.

Sitede genel kurul kaç yılda bir yapılır? Toplu yapılarda kurul iki yılda en az bir kez toplanır. Yönetim planı daha sık toplanmayı öngörebilir.

Sonuç

Site yönetimi kurmak, bir toplantı yapıp yönetici seçmekten ibaret değildir. Doğru sıra şudur: yönetim planını okuyun, hangi kurulların gerektiğini belirleyin, çağrıyı usulüne uygun yapın, önce blok yöneticilerini seçin, sonra temsilciler kurulunda site yöneticisini atayın, defterleri tasdik ettirin ve işletme projesini hazırlayın.

Bu sıralamaya uyulduğunda hem kararlar sağlam olur hem de tahsilat için gereken hukuki zemin ilk günden kurulmuş olur.

Bu yazı genel bilgilendirme amaçlıdır ve hukuki tavsiye niteliği taşımaz. Somut bir uyuşmazlıkta bir avukata, mali konularda bir mali müşavire danışmanız önerilir.